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公证行业在信息时代下的创新路

发布日期:2015/11/23 9:05:24    来源:天津市北方公证处

    本次讲坛的主题很鲜明,“创新、发展、希望”,创新也首当其冲的被放在了第一位,原因很简单,创新是发展的动力,创新是希望的载体,也唯有创新,方能让公证有发展的希望,有希望的发展。
实则,我们的行业一直都在发展,从业务领域到办证方法,从机构管理到队伍建设,每一个公证人都见证了这个行业的不断向前,即便是我这样,刚刚入行几年的新人,也经历了定式公证书证词改革,全面实行水印纸及电子印章等一系列卓有成效能够带动公证发展的革新。
    和二十年前相比,我们现在实现了电脑办公,我们可以利用软件终端管理制作公证书,我们可以通过网络查询当事人的身份信息、学历信息,我们可以对有必要的过程进行音视频的采集,可以说,我们跟上了时代的步伐,但距离创新,或许,还差一点点。究其原因,和我们所从事行业本身的属性密不可分的关系。我们是一个依靠规则向社会提供被动服务的行业,每一个动作都有成文规则的指引。换句话说,我们很难实现公证的方法创新与突破,甚至我们要时刻警惕变化所带来的风险,那么公证行业想要创新,突破口在哪里?我认为在三个方面:技术创新、服务创新和管理创新。尤其是在信息时代的大背景下,这三个方面是实现公证行业实现创新的三驾马车,而坐在马车之上的,始终是我们对法律的忠诚。
    听闻前不久,北京律协举办过一次名为“大数据时代律师事务所管理和发展研讨会”,会上请来了北京几个比较大的律所合伙人和网络、媒体方面就资深人士,就若干与大数据时代律师行业发展方向相关的课题进行了研讨,遗憾的是网络上对于这次研讨会具体信息非常少,但至少这个新闻给了我们一个提醒或者说是启示,律师,作为我们的行业近邻,他们似乎已经灵敏的嗅到了创新的气味,因为他们已经把一个新的概念与行业联系了起来,那就是大数据。
其实,大数据说是新的概念有些勉强,因为大数据已经被成熟的运用到了很多领域,可以说我们已经身处在一个大数据的时代。
    何谓大数据,简单说就是相对过去抽样统计的方法,利用现在计算机强大的存储和计算能力,将对某一领域有价值的全部数据进行归纳、分析后,通过分析结果寻找相关关系,进而对可能发生的情况进行预判。
举几个简单的例子,沃尔玛大家都知道,他们在2004年的时候干了一件特别无聊的事情,他们对历史交易记录这个庞大的数据库进行了观察,这个数据库记录不仅包括每一个顾客的购物清单以及消费额、还包括购物篮中的物品、具体购买时间,甚至购买当日的天气。通过分析,沃尔玛发现每当季节性飓风来临前,不仅手电筒的销量增加,而且蛋挞的销量也会增加,因此每当季节性风暴来临的时候,沃尔玛会把库存的蛋挞放在近飓风用品的位置,以方便行色匆匆的顾客从而增加了销量。再比如,我们所使用的MasterCard的信用卡,它能够从自身的服务网络获取足够多的交易信息和顾客消费信息,他们一个称为MasterCard advisors的部门收集和分析了来自210个国家的15亿信用卡用户的650亿条交易记录,用来预测商业发展和客户的消费趋势,然后他们把这些分析结果卖个其他公司,它发现如果一个人在下午四点左右给汽车加油的话,他很可能在接下来的一个小时内要去购物或则餐馆吃饭,而这一个小时的花费大概在35-50美元,商家可能正需要这样的信息,因为这样他们就能在这个时间段的加油小票背面附上加油站附近商店的优惠券。
    通过这两个例子,我们可以看到大数据所包含的价值,同时我们也应该注意到大数据的三个特征:第一,所采集数据基数必须庞大,但这里所说的大不是绝对意义上的,比如我们所掌握的当事人信息的总和,对于我们行业自身就可以算是大数据。第二,强调相关性而非因果性,我们不一定非要明白为什么刮风要吃蛋挞,但是二者具有高度相关性,就可以得到我们想要的结果。第三,大数据最终帮助我们实现预测的目的,通过计算可能性,帮助我们调整策略和制定方案。
    目前,如同之前提到的北京律协一样,越来越多的行业开始把目光转向大数据,统计数据显示,2012年我国大数据市场规模为4.5亿元,同比增长40.6%,预计2013年至2016年行业规模将达8亿-101亿元,呈爆发式增长态势。
在这样的背景下,公证行业能否有所作为?我相信答案一定是肯定的。我们不妨大胆的设想以下,如果我们引进先进的数据存储及分析设备,将所有办证相关数据搜集起来,参照现有的商业案例,那么我们完全可以从服务创新、技术创新和管理创新上实现突破:
    比如说,如果我们能把所有办证的历史信息集中起来,将特定条件下的风险情况进行量化,当正在受理的公证申请中出现诸如涉诉、虚假、使用不能等可能引发风险的条件,系统便会及时产生提示,使公证员提高审查级别,降低证书风险。这些如果脱离大数据,单凭个人经验是很难做到
    再者,我们每天发出大量的公证文书,每个当事人也都按规定签署了取证回执,除了作为凭证以外,其实其中蕴含大量有价值的信息,借助大数据的思维,我们可以通过分析制证、取证周期的全部数据,计算出不同种类证书我们的制作时间以及当事人的需求程度,进而告别一律五天、十天或十五天的僵硬服务,率先在服务理念上实现变革。
对于机构管理,我们可以通过数据分析季节、时间与公正事项的相关性,调整接待窗口的配比,具体来说,在大数据的基础上,统计并预测一年之中哪几个月、一周之内哪几天、甚至一天之内哪几个小时,涉外和国内公正事项的申请比例,进而根据这个比例调整接待窗口的数量,达到资源合理配置。
    以上之所述,均是我个人的,建立在对大数据非常肤浅认识基础之上的,未经任何论证的,无论从理论上还是实践上都缺乏支持的想法。也因此会有很多人会觉得这些种种天马星空,不切实际,想想也就罢了,我想说的是,任何创新都是一个从不可能到可能的过程,更何况大数据时代已经来了,这是我们公证的机会,抛开各种形式的坐以待毙,发挥公证人强大的智慧力量,为了这一份,我们共同热爱的事业。
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